YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜNÜN TEŞKİLAT YAPISI: Lüleburgaz Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğü; Müdür, Yazı İşleri Bürosu, özel kalem, İlan İşleri, Uluslararası İlişkiler AB ve Tek Masa Hizmet birimlerinden oluşur. 1 Müdür toplam 11 personelle hizmet vermektedir.
YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜNÜN PERSONEL YAPISI:
a) Müdür
b) Memur
c) İşçi
YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜNÜN GÖREVLERİ: Yazı İşleri Müdürlüğü, 5393 sayılı kanun, Belediye Meclisi Çalışma Yönetmeliği, diğer yasa ve yönetmelikler ile verilen görevleri yerine getirmekle yükümlüdür. Belediye Meclisi ve Belediye Encümeni, Özel Kalem, İlan İşleri, Uluslararası İlişkiler AB işleri, Tek Masa Hizmet Birimi ile yine Medeni Kanununa göre nikah akitlerinin yürütülmesini sağlar.
MECLİS VE ENCÜMEN İŞLEMLERİ: Müdürlüğe gelen meclis evraklarını kayıt eder. Meclis toplantısı için gündemi hazırlar, gazeteye ilan verir ve meclis üyelerine en az 3 gün öncesinde gündemin tebliğ edilmesini sağlar. Toplantıda görüşülen konuları meclis toplantısı esnasında kayda alır. Toplantı sonrasında kayıtları deşifre eder ve meclis tutanağını oluşturur. Meclisçe onaylanan teklifleri karar haline getirir. Meclis kararlarını iki suret olarak mülki idare amirliğine gönderir. Meclis karar suretlerini ilgili müdürlüklere iletir. Meclis tutanağını ve alınan kararları düzenli ve sırasıyla arşive alır. Meclis kararlarını internette yayınlatır.
* Müdürlüğe gelen encümen evraklarını kayıt eder, gündemi hazırlar ve toplantıya gönderir. Toplantıda görüşülen evrakların karar özetlerini, karar özet defterine yazar, alınan kararları başkan ve toplantıya katılan üyelere imzalatır. Karar suretlerini gereği yapılmak üzere ilgili müdürlüğüne gönderir, alınan kararları düzenli ve sırasıyla arşive alır ve internette yayınlatır.
ÖZEL KALEM İŞLEMLERİ: Başkanlıkça verilen talimata göre resmi ve özel tebrik, teşekkür, taziye gibi konularda mektup ve telgrafların hazırlanmasını sağlar.
* Belediye Başkanının temsil, ağırlama, kutlama, tören, haberleşme, yurtiçi ve yurt dışı seyahatlerindeki yazışma ve tahakkuk işlemlerini yapılmasını sağlar.
* Açılış, kutlama vb. törenleri, panel, konferans, seminer toplantı gibi faaliyetleri organize eder ve gerekli duyuruları yazılı ve görsel basına verir.
İLAN İŞLEMLERİ:
* Belediyemize ait, gerekse diğer resmi kurum ve kuruluşların ilanlarının düzenli bir şekilde yapılarak, ilan zabıtlarının ilgililere gönderilmesini sağlar.
ULUSLAR ARASI İLİŞKİLER VE AB BİRİMİ İŞLEMLERİ:
*Yurtdışındaki belediyeler ve Mahalli İdare Birlikleriyle karşılıklı işbirliği çerçevesinde; kardeş kent ilişkileri kurmak amacıyla, ekonomik ve sosyal ilişkileri geliştirmeye yönelik eğitim, kültür, sanat ve spor gibi alanlarda projeler üretmek için gerekli çalışmaları yapar.
* Avrupa Birliği’ne uyum sürecinde gerekli girişimlerde bulunur ve yeni proje imkanları araştırarak, projenin Belediyemiz stratejik planı, amaç, hedef ve faaliyetlerine uygun halde hazırlanmasını sağlar. Avrupa Birliği hibe fonları ile ilgili kuruluşlarla yasalar ve ilgili mevzuat hükümleri çerçevesinde her türlü iletişimi kurar.
* Yurtdışında faaliyet gösteren kurum, kuruluş ve sivil toplum kuruluşları ile ortak projeler gerçekleştir. Avrupa Birliği Komisyonu’nun “ AB katılım öncesi mali yardım programlarını takip ederek, kurum adına fayda sağlayan projeler hazırlayarak hibe almaya hak kazanır veya devam eden projelere ortak olur. Bu projeler ile ilgili toplantı, seminer veya konferansları organize eder.
TEK MASA HİZMET BİRİMİ İŞLEMLERİ: Belediyeye gelen tüm evrak ve dilekçe işlemleri kayıt altına alınarak, ilgili müdürlüklere gönderilmesi sağlanmaktadır.
TEK MASA HİZMET BİRİMİNDE SUNULAN HİZMETLER;
YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ
*Genel Evrak ve Dilekçe kayıt işlemi.
*Evlendirme işlemi için gerekli olan belgelere ait ön bilginin verilmesi ve dosyanın kabulü.
KÜLTÜR VE SOSYAL İŞLER MÜDÜRLÜĞÜ
*Yardım talep dilekçelerinin kabulü.
*Yeşil Kart, Bağ-Kur vb. sosyal hizmetlere yönelik vatandaş müracaatlarının kabulü.
*Muhtaç asker ailesi yardım taleplerinin kabulü.
İMAR VE ŞEHİRCİLİK MÜDÜRLÜĞÜ
*İmar durumu müracaat kabulü.
*Yapı kullanma izin belgesi müracaat kabulü.
FEN İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ
*Cenaze işlemleri müracaat kabulü.
*İş Makinesi talebi müracaat kabulü.
*Kanal temizleme aracı müracaatı kabulü.
*Vidanjör aracı müracaat kabulü.
*Kanalizasyon bağlantısı müracaat kabulü.
*Su bağlantı müracaat kabulü.
ZABITA MÜDÜRLÜĞÜ
*Mesul Müdürlük belgesi için ön bilginin verilmesi ve dosyanın kabulü.
*Sıhhi İşyeri Açma ve Çalıştırma Ruhsatı için ön bilginin verilmesi ve dosyanın kabulü.
*Gayri Sıhhi İşyeri Açma ve Çalıştırma Ruhsatı için ön bilginin verilmesi ve dosyanın kabulü.
*Umuma Açık İçkili ve Eğlence Yerleri için İşyeri Açma ve Çalıştırma Ruhsatı için ön bilginin verilmesi ve dosyanın kabulü.
GELİR MÜDÜRLÜĞÜ –SU VE TAHAKKUK İŞLERİ BİRİMİ
*Yeni su abonesi müracaat kabulü.
* Su aboneliği devir işlemi müracaat kabulü.
*Su aboneliği iptali işlemi müracaat kabulü.
*Su sayacı değiştirme müracaat kabulü.
* Su sayacının rapora gönderilmesi müracaat kabulü.
* Dilekçeli su kesme işlemi müracaat kabulü.
EVLENME İŞLEMLERİ: İlgili mevzuat hükümleri çerçevesinde, evlenmek isteyenlerin müracaatlarını kabul eder, evlenme dosyasını ve nikah akdini hazırlar, evlenme cüzdanını düzenler, akdin nüfus kütüğüne tescil edilmesini sağlar, evlenme kütük ve dosyalarını düzenli bir şekilde muhafaza eder.
EVLENME İŞLEMLERİ İÇİN GEREKLİ OLAN BELGELER:
* İkametgâh
* 5 adet fotoğraf (son 6 aylık)
* Nüfus cüzdan fotokopisi ( aslı sorulduğunda gösterilmek zorundadır.)
* Nüfus kayıt örneği ( Nüfus Müdürlüğünden)
* Başka bir il ve ilçede ikamet edipte Lüleburgaz’da nikah yapmak isteyenler; ikamet ettikleri il veya ilçenin evlendirme memurluğundan izin belgelerini altıktan sonra belediyemiz evlenme memurluğuna müracaat edeceklerdir.
* Lüleburgaz’da ikamet edipte başka bir il veya ilçede nikah yapmak isteyenler izin belgesi almak için 3 adet fotoğraf, Lüleburgaz’da ikamet ettikleri mahalle muhtarından ikametgah ve nüfus cüzdanının fotokopisi ( aslı sorulduğunda gösterilmek zorundadır) ile belediyemiz evlendirme memurluğuna başvuracaklardır.
* 18 yaşını doldurmamış olan için; 17 yaşını bitirenler için anne- baba izinleri, 16 yaşını bitirmiş olanlar için mahkeme izin belgelerini belediyemiz evlendirme memurluğuna getirmeleri gerekmektedir.
* Boşandıktan sonra evlenmek isteyen bayanlar yasal bekleme süresi (300 gün) geçmediği takdirde mahkemeden bekleme süresinin kaldırıldığına dair belge getirmek zorundadır.
Yabancı uyruklu şahıslarla yapılacak evliliklerde; Lahey sözleşmelerine üye ülke vatandaşları için uluslararası çok dilli bekarlık belgesi, diğer ülke vatandaşları için evlenme ehliyet belgesini ülkemizdeki Konsolosluktan aldıktan sonra (Valilik Onaylı) veya Büyükelçilikten aldıktan sonra (Dış İşleri Bakanlığı onaylı), yada kendi ülkelerinden aldıkları evlenme ehliyet belgesini, Türk Konsolosluğuna onaylattırıldıktan sonra belediyemiz evlendirme memurluğuna başvuruda bulunacaklardır. Başvuru sırasında pasaportların giriş ve çıkış tarihlerinin birer adet fotokopisi ve ülkemizde oturma izinleri bulunalar için kalan sürelerine bakılarak birer adet fotokopileri istenir.