T.C.

LÜLEBURGAZ BELEDİYESİ

ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ

YÖNETMELİĞİ

1. Madde: Amaç

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Bu yönetmelik, Lüleburgaz Belediyesi Özel Kalem Müdürlüğü görev, sorumluluk ve yetki alanlarını belirler.

2.Madde: Kapsam

Bu yönetmelik hükümleri, Lüleburgaz Belediyesi Özel Kalem Müdürlüğü’nde uygulanır.

3.Madde: Tanımlar

Bu yönetmelik uygulamasında;

1. a) Belediye; Lüleburgaz Belediyesi’ni,
2. b) Birim; Özel Kalem Müdürlüğü’nü,
3. c) Alt Birim; Özel Kalem Müdürlüğü’ne bağlı alt birimleri,
4. d) Prosedür; Uygulama birliğini sağlamak amacıyla kurumun belirli bir işlem veya faaliyetine ilişkin esasları belirleyen, süreç değişikliklerine göre revize edilen kurum içi işleyişi anlatan yönlendirici dokümanı (Bütçe Hazırlama Prosedürü, İzin Prosedürü vb.),
5. e) EBYS; Elektronik Belge Yönetim Sistemi’ni,
6. f) İdari İşler Görevlisi; her müdürlükte evrak kayıt kontrol, tedarik, diğer birimlerle idari koordinasyon konularında görevli çalışanı ifade eder.

4. Madde: Dayanaklar

Bu yönetmelik, 5393 Sayılı Belediyeler Kanunu 15/b, 18/m bentleri ve 48.madde hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

İKİNCİ BÖLÜM

Organizasyon Yapısı ve Bağlılık

Madde: Organizasyon Yapısı

Özel Kalem Müdürlüğü, müdür ve müdüre bağlı aşağıda yazılan alt birimlerden oluşur:

5.1.        Temsil ve Ağırlama Yönetimi

5.2.        İdari İşler Yönetimi

5.3.        Araştırma Geliştirme Birimi

6. Madde: Bağlılık

Özel Kalem Müdürü Belediye Başkanı’na bağlıdır.

Organizasyon Şeması

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Özel Kalem Müdürlüğü’nün Ana Sorumlulukları ve Görevleri

7. Madde: Müdürlüğün Ortak Sorumlulukları

7.1.        Kurum ve Birim Hedeflerinin Belirlenmesi ve Yaygınlaştırılması

7.2.        Birim Bütçesinin Yönetimi

7.3.        Planlı İş Yürütümü, Kontrol ve Diğer Birimlerle Koordineli Çalışma

7.4.        Tedarik Yönetimi

7.5.        İş Sonuçlarının Değerlendirilmesi

7.6.        Çalışan Yönetimi

7.7.        İş Sağlığı ve Güvenliği

7.8.        Geliştirme/İyileştirme

8. Madde: Müdürlüğün Ana Faaliyet Sorumlulukları

8.1.        Temsil Yönetimi

8.2.        Tören ve Ağırlama Yönetimi

8.3.        Meclis, İhtisas Komisyonlarının ve Encümen Üyelerinin Huzur Haklarının Ödenmesi

8.4.        Araştırma Geliştirme faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi.

9. Madde: Özel Kalem Müdürünün Sorumlulukları ve Görevleri

9.1.        Müdürün Ortak Sorumlulukları ve Görevleri

9.1.1.     Kurum ve Birim Hedeflerinin Belirlenmesi ve Yaygınlaştırılması

Kurumun Stratejik Hedeflerinin planlanmasına katkı sağlamak amacıyla, Mali Hizmetler- Strateji ve Bütçe birimi koordinasyonunda Kurum Hedeflerinin belirlenmesi çalışmalarına aktif olarak katılır ve katkı sağlar. Biriminin hedef kartını (hedeflerini, göstergelerini, destekleyici faaliyet/projelerini) kurum hedefleriyle uyumlu olarak, kendisine bağlı çalışanları ile birlikte belirler, hedef kartının Mali Hizmetler- Strateji ve Bütçe birimi ile mutabakatını sağlar, bağlı olduğu yönetici tarafından onaylanan hedeflerin, biriminin çalışanlarına yaygınlaştırılması faaliyetlerini yönetir/yönlendirir.

9.1.2.     Birim Bütçesinin Yönetimi

Kurumun mali kaynaklarının etkin ve verimli kullanılmasına katkı sağlamak amacıyla, StratejikAmaç ve Hedeflerle uyumlu olarak, Biriminin sorumluluğundaki faaliyet/projelerle ilgili harcama bütçelerini hazırlar. Bu kapsamda, birimine ait faaliyetler konusunda kurumun ilgili birimleriyle görüşerek mutabakat sağlar ve mutabık kaldığı faaliyetlere ait taslak harcama bütçesini belirleyerek Mali Hizmetler-Strateji ve Bütçe birimine iletir. Onaylanan bütçe doğrultusunda kurum prosedürleri ile uyumlu Birim harcamalarını yönetir/yönlendirir.

9.1.3.     Planlı İş Yürütümü, Kontrol ve Diğer Birimlerle Koordineli Çalışma

Birim sorumluluğundaki görevlerin etkin, verimli, mevzuata uygun ve zamanında yapılması amacıyla; kendisine bağlı çalışanları ile koordineli olarak işleri planlar/planlanmasını sağlar, faaliyetlerin planlandığı gibi yürütülmesini kontrol eder, gerektiğinde önlemler alır/alınmasınısağlar, planlı çalışma anlayışında öncü rol üstlenir. Kurum içi diğer birimlerle birlikte yürütülmesi gereken çalışmalarda, tüm kademelerdeki çalışanların birlikte çalışarak faaliyetiyürütmesi veya problemi çözümlemesi anlayışına öncülük eder.

9.1.4.     Tedarik Yönetimi

Biriminin hizmet alanları ile ilgili hizmet/taşınır ihtiyaçlarını karşılamak üzere, alım ihtiyaçlarını kendisine bağlı çalışanlar ile koordineli planlar, birim bütçesi ile uyumlu olarak alım dosyalarının hazırlanması için gerekli görevlendirmeleri yapar. Kendisine onaya sunulan alım dosyalarını değerlendirir, gerektiğinde düzeltmelerin yapılmasını sağlar. Onayladığı alım süreçlerinin gelişimini izler, alımın gerçekleşmesini sağlar. Sonlandırılan alım süreçlerine yönelik hak edişlerin Gerçekleştirme Görevlisi tarafından ödenmesine yönelik gerekli işleyişi yönetir / yönlendirir.

9.1.5.     İş Sonuçlarının Değerlendirilmesi

Kurum stratejik hedeflerinin gerçekleşmesine katkı sağlamak amacıyla, biriminin iş sonuçlarını, düzenli aralıklarla değerlendirir, gerektiğinde düzeltici/önleyici faaliyetlerin planlanmasını sağlar, bu faaliyetlerin gerçekleşmesini, kendisine bağlı çalışanlar ile koordineli olarak izler, gerçekleşmesini sağlar. Gerektiğinde gerçekleşmesine yönelik önlemleri alır.

9.1.6.     Çalışan Yönetimi

Biriminin  tanımlanan  hedeflerine  ulaşması  ve  çalışanlarının  gelişimine  katkı  sağlamak amacıyla, bağlı çalışanlarına hedefler belirler ve bu hedeflerin iletişimini kurarak, hedeflerle ilgili mutabık kalır, gerçekleşmeleri bağlı çalışanları ile karşılıklı görüşerek değerlendirir, sonuçlara ilişkin geribildirim verir, gelişmeleri İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü ile paylaşır. Tüm çalışanları için planlanan gelişim programlarını değerlendirir, onaylar ve İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü ile koordineli olarak, bu gelişim programlarının gerçekleşmesini sağlar, sonuçlarını değerlendirir, gerektiğinde İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü ile koordineli olarak önlem alır/alınmasını sağlar.

9.1.7.     İş Sağlığı ve Güvenliği

Kurumun iş sağlığı ve iş güvenliği standartlarına uygun çalışmasına katkı sağlamak amacıyla, görev ve sorumluluk alanında çalışan tüm personelin işyeri kurallarına, iş sağlığı ve güvenliği kurallarına ve disiplin kuralları ve talimatları yönetmeliği kurallarına uygun olarak çalışmasını sağlar.

9.1.8.     Geliştirme/İyileştirme

Kurumsal gelişime katkı sağlamak amacıyla, kurumun yönetim sistemleri ve uygulamalarının düzenli  aralıklarla  gözden  geçirilmesine  yönelik  çalışmalara  öncülük  eder,  çalışanlarının katılımını sağlar, bu çalışmalarda iyileştirici/geliştirici öneriler sunar/sunulmasını teşvik eder, planlanan geliştirme/iyileştirme faaliyetlerinin gerçekleşmesinde “sürekli gelişim” anlayışının yaygınlaşmasında aktif rol üstlenir.

9.2.        Müdürün Ana Sorumlulukları ve Görevleri 9.2.1.Temsil Yönetimi

Başkanın,  Belediyenin  tüm  paydaşları  nezdinde  en  iyi  şekilde  temsil  edilmesine  katkı sağlamak amacıyla, günlük, haftalık, aylık ve yıllık program planlamasının yapılmasını sağlar, Belediye Başkanı adına diğer kurum/kuruluşlarla iletişime geçer, toplantı organize eder, toplantıların gerçekleşmesine yönelik hazırlıkları yapar/yapılmasını sağlar. Belediye Başkanının istek ve taleplerini birimlere iletir, gelişimini izler ve geri dönüşlerin alınmasına yönelik ilgili Birimlerle iletişime geçer. Belediye Başkanının kurum içinde ve kurum dışında katılması gereken etkinlik ve faaliyetlerin hazırlıklarının denetlenmesi, eksikliklerin takip edilmesi ve giderilmesine yönelik önlemleri alır/alınmasını sağlar. Belediye Başkanının şehir dışında katılacağı programlar için yol ve konaklama programının yapılmasını sağlar.

9.2.2.     Tören ve Ağırlama Yönetimi

Kurumun özel günlere ilişkin en etkin temsil edilmesine katkı sağlamak amacıyla, kurum tarafından gerçekleştirilen organizasyonlarda davetli protokol üyelerinin yerlerini almalarını ve en iyi şekilde ağırlanmalarını sağlamak üzere planlamayı ve görevlendirmeleri yapar. Kurum dışı organizasyonlarda, kurumu temsil eden Belediye Başkanı ve diğer protokol üyelerinin etkinlikteki yerlerini alması ve ağırlanmalarını sağlayacak kontrolleri gerçekleştirir, gerekli koordinasyonu etkinlik sorumluları ile sağlar.

9.2.3.     Meclis, İhtisas Komisyonlarının ve Encümen Üyelerinin Huzur Haklarının Ödenmesi Huzur haklarının doğru ve eksiksiz ödenmesini sağlamak amacıyla, İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü’nden gelen ödeme cetvelleri doğrultusunda, kişi bazında ödeme hazırlıklarının yapılmasını sağlar ve ödemelerin gerçekleştirilmesi için Mali Hizmetler Müdürlüğü’nü bilgilendirir, ödemelerin gerçekleştiğini teyit eder.

9.2.4.     Araştırma Geliştirme faaliyetlerinin gerçekleştirilmesini sağlar.

10. Madde: Özel Kalem Müdürlüğü Alt Birimlerinin Ana Sorumlulukları

10.1.      Temsil ve Ağırlama Yönetimi Alt Biriminin Ana Sorumlulukları

10.1.1.  Başkan Takviminin Yönetimi

10.1.2.  Başkanın Kurum İçi Birimlerle ve Kurum Dışı Kişi/Kuruluşlarla İletişim ve Koordinasyonu

10.1.3.  Protokol Yönetimi

10.1.4.  Meclis, İhtisas Komisyonlarının ve Encümen Üyelerinin Huzur Haklarının Ödenmesi

10.2.      İdari İşler Yönetimi Alt Biriminin Ana Sorumlulukları

10.2.1.  Yazışma Yönetimi

10.2.2.  Arşiv Yönetimi

10.2.3.  Çalışanların İzin, Rapor, Mesai Bildiriminin Takibi

10.2.4.  Tedarik Yönetimi

10.2.5.  Hak Ediş Yönetimi

10.2.6.  Kurum içi Yönetim Raporlama için Veri Derleme ve İlgili Birimlerle Koordinasyon

10.3.      Araştırma Geliştirme Alt Biriminin Ana Sorumlukları

10.3.1.  Hizmetlerin etkinlik ve verimliliğini tespit etmek için araştırma ve analiz yapılması

10.3.2.  Kurum içi kapasite araştırması ve mevcut kaynakların uygun kullanımına yönelik inceleme ve araştırma faaliyetlerinin yürütlmesi.

10.3.3.  Hizmet alanlarının ihtiyaç, beklenti ve memnuniyet düzeylerini ölçmeye yönelik faaliyetlerde bulunmak.

10.3.4.  Kent yaşamına yönelik araştırma, istatistik ve geliştirme çalışmalarının yürütülmesi.

10.3.5.  Araştırma ve analiz sonuçlarının raporlanması.

10.3.6.  Kurumumuzun yapacağı yatırımlar ve projeler için fizibilite çalışmalarının yapılması ve raporlanması.

10.3.7.  Kent yaşamına ilişkin sorunları çözmek ve iyileştirmeler yapmak amacıyla kamu kurum kuruluşları, sivil toplum örgütleri ve diğer paydaşlar ile ortak projeler ve çalışmaların yürütülmesi.

11. Madde: Yazışma

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Yazışma, Dosyalama ve Arşivleme Yönetimi

11.1.      Müdürlükler arası yazışmalar Müdür’ün imzası ile yürütülür.

11.2.      Müdürlüğün,  Belediye  dışı  özel  ve  tüzel  kişiler,  Valilik,  Büyükşehir  Belediyesi,  Kamu Kurum Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; Müdürün parafı, Belediye Başkanının veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.

11.3.      Müdürlüğe fiziki olarak gelen evrakın, önce EBYS üzerinde kaydı yapılarak referans numarası verilir. EBYS üzerinden ve/veya fiziki olarak gelen evrak, Müdür tarafından ve/veya görevlendirdiği İdari İşler Görevlisi tarafından EBYS üzerinden ilgilisine havale edilir.   Havale   edilen   çalışan   evrakın   gereğini   zamanında   ve   eksiksiz   yapmakla yükümlüdür.

11.4.      Gelen ve giden evraklar elektronik ortamda referans ve kayıt numarasına göre işlenir. Evrakların elektronik ortamda havalesi yapıldığında çalışana zimmetlenmiş sayılır. Müdürlükler arası havale ve kayıt işlemleri elektronik ortamda yapılır. Müdürlüğe diğer birimden   gelen/yönlendirilen   evraklar,   İdari   İşler   Görevlisine   elektronik   ortamda zimmetlenir.

12. Madde: Dosyalama ve Arşivleme

12.1.      Müdürlüklerde yapılan tüm yazışmalar “standart dosya planına” göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde saklanır.

12.2.      İşlemi biten evraklar “standart dosya planına” göre arşivlenir.

12.3.      Arşivlerdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi ve bağlı olduğu yönetici sorumludur.

12.4.      Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmelik hükümleri doğrultusunda arşivlenme süresi dolan evrakların tasnif ve imha işlemleri yapılır.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Yetki ve Görev Devir Teslim

13. Madde: Yetki

13.1.      Özel Kalem Müdürü, Başkan’ın onayını alarak bu yönetmeliğin maddelerinin yürütümünde yetkilidir. Bu kapsamda; Özel Kalem Müdürü; yürürlükteki Belediye Kanunuile diğer kanun ve yönetmelikler ile proje, plan program ve prosedürlerde belirtilen ödevler ve sorumluluklar ile kendisine yukarıda verilen görevlerin mevzuata uygun olarak yapılmasından Başkan’a karşı sorumludur.

13.2.      Özel Kalem Müdürlüğü’ne bağlı çalışanlar; yukarıda anılan kapsamdaki görevleri beklenen hizmet standartları ve mevzuatla uyumlu olarak yerine getirilmesinden yükümlü ve müdüre karşı sorumludur.

14. Madde: Görev Devir Teslim

Bu yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda üstlendiği görev gereği her türlü dosya, yazı ve belgeleri, zimmeti altında bulunan eşyaları yeni görevliye devir teslim yapması zorunludur. Devir teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılamaz. Çalışanın ölümü halinde, görevi gereği sorumluluğu altında olan dosya, yazı ve belgeleri, zimmeti altında bulunan eşyaları Yöneticisinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir.

ALTINCI BÖLÜM

Yönetmelikte Hüküm Bulunmayan Haller

15. Madde: İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.

16.Madde: Yürürlük

YEDİNCİ BÖLÜM

Yürürlük ve Yürütme

Bu yönetmelik Lüleburgaz Belediye Meclis kararının mevzuatla uyumlu onayı doğrultusunda yürürlüğe girer, en geç 3 gün içinde web sitesinde yayımlanır.

17.Madde: Yürütme

Bu yönetmelik hükümleri Lüleburgaz Belediye Başkanı adına Özel Kalem Müdürü tarafından yürütülür.

18.Madde: İşbu yönetmelik 18 maddeden oluşur.